Verpflichtende E-Rechnung in Deutschland ab 2025

Die E-Rechnung (elektronische Rechnung) soll ab 2025 verpflichtend zwischen Unternehmenseinheiten in Deutschland gelten. Zur Vorbereitung auf diesen Schritt haben wir eine Checkliste für Sie erstellt.

Blumatix hat die Entwurfsphase in der Änderung des UstG zu dieser Regelung bereits seit April 2023 engmaschig verfolgt und war entlang der Referenten-/Gesetzesentwürfe stets informiert über Eingaben von Verbänden und Interessengruppen.

Damit wird eine fast 30-jährige Annäherung an den elektronischen Dokumentenaustausch, der längst zum Alltag vieler Unternehmen gehört, mindestens für die Rechnung in Deutschland verpflichtend gesetzlich geregelt.

Nach aktuellem Stand, in der Gesetzesfassung gemäß des in 2./3. Lesung im Bundestag verabschiedeten Gesetzes – dies gilt für die nachfolgenden Darstellungen – bedarf das Gesetz, als Teil des Wachstumschancengesetzes, noch der Zustimmung durch den Bundesrat. Diese Zustimmung steht zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels noch aus.

Wenn man den Gesetzestext liest, wird zwischen elektronischen Rechnungen und sonstigen Rechnungen in anderen elektronischen Formaten oder Papier unterschieden. Was vielleicht verwirrend klingt, könnte ganz praktische Auswirkungen für die Unternehmen haben.

• Elektronische Rechnungen sollen als solche gelten, die den Syntaxen gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 entsprechen oder in anderen, davon abweichenden Formaten, die zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden.
• Voraussetzung für die zweite Variante ist die Übereinkunft zwischen den austauschenden Unternehmen („vereinbart“), die richtige und vollständige Extraktion der nach dem Gesetz erforderlichen Angaben in ein Format der definierten Syntaxen oder die sogenannte Interoperabilität mit diesen Normen.

Insbesondere diese letzte Regelung ist erst spät im gesamten Prozess aufgenommen worden. Investitionen der Unternehmen in den letzten Jahrzehnten in diese Prozesse und Strukturen (z. B. EDI-Verfahren) sollten gemäß Erläuterung und Begründung zum verabschiedeten Gesetz geschützt werden.

Zu den nach dem Gesetz zugelassenen Formaten, zählen z. B. der CEN-Standard, der der X-Rechnung und auch ZUGFeRD ab Version 2.01 zugrunde liegt, sowie alle anderen Formate des strukturierten Dokumentenaustauschs, die den Anforderungen genügen. D. h. es werden wahrscheinlich viele Formate sein, statt eines universellen Formats. Alle diese sollen dann als Rechnung gelten.

PDF-Rechnungen, die heute einen großen Teil ausgetauschter digitaler Rechnungen ausmachen, sollen nach dieser Regelung, Ausnahmen bis 2027 ausgenommen, in Deutschland nicht mehr als Rechnung gelten.

Gemäß der Begründung*) zum verabschiedeten Gesetz heißt es, dass sich an der grundlegenden Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen zum 01. Januar 2025 nichts ändert. Des Weiteren soll es bis 31.12.2027 Übergangsregelungen für Unternehmen z. B. < 800.000 € Jahresumsatz geben.

Das könnte heißen, dass alle Unternehmen, Rechnungssteller und -empfänger, die umsatzsteuerpflichtige Leistungen in Rechnungen ausstellen müssen und entgegennehmen, verpflichtet sind, Rechnungen als elektronische Rechnungen zu erstellen und zu empfangen; ausgenommen hiervon wären Sonderregelungen und Unternehmen, die für einen Übergangszeitraum bis zum 31.12.2027 Rechnungen in herkömmlichen Verfahren austauschen dürfen.

*) Quelle: https://dserver.bundestag.de/btd/20/093/2009396.pdf, 28.11.2023

Nachfolgend geben wir Ihnen eine Checkliste an die Hand, die unternehmensspezifisch erweiterbar und detailliert vertieft werden kann.

Alle Angaben sind zum Zeitpunkt des Artikels, dem 24. Januar 2024, indikativ, nicht erschöpfend und Änderungen vorbehalten.