Prozessphase 2/4
Daten brauchen Kontext.
Eine korrekt erfasste Rechnungsnummer, ein Betrag oder eine IBAN reichen für die weitere Verarbeitung nicht aus. Entscheidend ist, ob die Angaben auch zum Unternehmen und zum zugrunde liegenden Geschäftsvorgang passen.
- Stimmt der Lieferant mit dem Kreditorenstamm überein?
- Gehört die Rechnung zu einer vorhandenen Bestellung?
- Wurde die Ware tatsächlich geliefert?
- Passen Betrag, Steuer, Kostenstelle oder Projektbezug?
Diese Plausibilitätsprüfung der Rechnung entsteht heute häufig durch manuelle Abgleiche zwischen Rechnung, ERP, Bestellungen, Stammdaten und weiteren Systemen.
Die AP-Lösung von blumatix verbindet diese Informationen und prüft sie im Prozesskontext. Dadurch wird aus erfassten Rechnungsdaten eine belastbare Grundlage für Freigabe, Kontierung und Buchung.
Automatisierter Datenabgleich
Abgleichen statt annehmen.
Die AP-Lösung von blumatix führt Rechnungsdaten und vorhandenen Unternehmenskontext zusammen. Spezialisierte KI-Agenten übernehmen dabei unterschiedliche Prüf- und Matching-Aufgaben.
Der Matching Agent sucht beispielsweise nach dem passenden Lieferanten, der zugehörigen Bestellung oder weiteren Referenzinformationen. Dabei werden nicht einfach Datenfelder übernommen. Die Informationen werden miteinander in Beziehung gesetzt und auf Widersprüche geprüft.
So kann die Lösung unter anderem erkennen:
- ob ein Lieferant eindeutig zugeordnet werden kann
- ob Rechnungs- und Stammdaten übereinstimmen
- ob eine Bankverbindung vom hinterlegten Stammsatz abweicht
- ob eine passende Bestellung vorhanden ist
- ob Mengen und Preise mit Bestellung und Wareneingang übereinstimmen
- ob Kostenstellen, Projekte oder weitere Referenzen eindeutig ableitbar sind
- ob Abweichungen außerhalb definierter Toleranzen liegen
Technologische Basis der AP-Lösung ist bluSTACK. Darauf orchestriert blumatix spezialisierte KI-Agenten, Unternehmenswissen, definierte Regeln und die Integration in bestehende Systeme.
Matching im Prozess
Rechnung. Bestellung. Wareneingang.
Bei bestellbezogenen Rechnungen reicht der Abgleich mit dem Lieferantenstamm allein nicht aus. Entscheidend ist, ob Rechnung, Bestellung und tatsächlicher Wareneingang zusammenpassen.
Beim 3-Way-Match werden diese Informationen miteinander verglichen. Mengen-, Preis- oder Lieferabweichungen werden sichtbar, bevor der Vorgang weitergeführt wird.
Ist der Abgleich eindeutig und innerhalb der definierten Regeln, kann die Rechnung weiterlaufen. Fehlt beispielsweise ein Wareneingang oder liegt eine Preisabweichung außerhalb der Toleranz, entsteht gezielt ein Prüffall.
Damit wird der Datenabgleich nicht zum manuellen Suchen in mehreren Systemen, sondern zu einem festen Bestandteil des automatisierten AP-Prozesses.
Das HitL
Human in the Loop
Nicht jede Zuordnung ist eindeutig. Genau dann darf Automatisierung nicht einfach den wahrscheinlichsten Wert übernehmen.
Findet der Matching Agent mehrere plausible Bestellungen, eine unbekannte Lieferantenzuordnung oder eine geänderte Bankverbindung, wird der Vorgang gezielt zur Prüfung bereitgestellt. Der Fachbereich erhält dabei den relevanten Kontext, Handlungsempfehlungen und mögliche Handlungsoptionen.
In der Demo zeigt sich das etwa beim fehlenden Bestellbezug: Zwei Bestellungen desselben Lieferanten kommen infrage. Statt selbstständig eine davon auszuwählen, übergibt der Agent den Fall mit den vorhandenen Informationen an den Menschen.
Dasselbe Prinzip gilt bei sensiblen Abweichungen wie einer veränderten IBAN. Die Abweichung wird sichtbar gemacht und kann kontrolliert geprüft werden, bevor der Prozess weiterläuft.
Human in the Loop setzt dort an, wo eine eindeutige Zuordnung nicht verantwortbar ist.
KI-Lösung mit Wirkung
Weniger Nacharbeit.
Mehr Effizienz.
Qualität
Abweichungen werden früh erkannt, bevor unvollständige oder widersprüchliche Daten in nachgelagerte Prozessschritte gelangen.
Zuordnung
Rechnungs-, Stamm-, Bestell- und Referenzdaten werden systematisch miteinander verbunden statt manuell zusammengesucht.
Kontrolle
Nicht eindeutige Fälle werden gezielt zur Prüfung bereitgestellt, statt automatisch mit unsicheren Annahmen weiterzulaufen.
Sicherheit & Verantwortung
Vertrauen durch
Sicherheit.
Stammdaten, Bankverbindungen, Bestellinformationen und Finanzdaten gehören zu den sensiblen Grundlagen des Accounts-Payable-Prozesses. Gleichzeitig können falsche Zuordnungen direkte Auswirkungen auf nachgelagerte Entscheidungen und Buchungen haben.
Deshalb verbindet die AP-Lösung automatisierten Datenabgleich mit definierten Regeln, nachvollziehbaren Ergebnissen und gezielter menschlicher Kontrolle.
blumatix entwickelt und betreibt KI-Systeme für den produktiven Unternehmenseinsatz. Ein nach ISO 27001 zertifiziertes Informationssicherheitsmanagement, definierte Datenschutz- und Zugriffskonzepte sowie kontrollierte Infrastruktur bilden den organisatorischen und technischen Rahmen dafür.
ISO 27001 zertifiziert
blumatix ist nach ISO 27001 zertifiziert und betreibt ein geprüftes Informationssicherheitsmanagementsystem (ISMS) mit klar definierten Prozessen, Rollen und Risikobewertungen.
DSGVO-konform
Datenschutz ist systemisch verankert. Personenbezogene Daten werden gemäß DSGVO auf Grundlage dokumentierter Prozesse, Zugriffskontrollen und transparenter Verantwortlichkeiten verarbeitet.
Kontrollierte EU-Cloud
Hosting in gesicherten Cloud-Infrastrukturen mit Rechenzentrumsstandorten in der EU sowie definierten Betriebs-, Sicherheits- und Zugriffskonzepten.
EU AI-Act-ready
Entwicklung und Betrieb unserer KI-Systeme orientieren sich an den Anforderungen des EU AI Acts. Transparenz, Dokumentation und Kontrollmechanismen sind systemisch verankert.
Daten- & Stammdatenvalidierung
Gemeinsam
Prozesse automatisieren.
Die AP-Lösung von blumatix übernimmt wiederkehrende Abgleiche automatisiert und bringt nur jene Fälle zum Fachbereich, bei denen tatsächlich eine Entscheidung notwendig ist.
Schauen wir gemeinsam, wo in Ihrem AP-Prozess heute noch manuell abgeglichen wird.
