So funktioniert die Automatisierung
Buchhaltung automatisieren mit KI-Agenten von blumatix
Rechnungsinformationen werden erfasst, geprüft und mit bestehendem Unternehmenswissen abgeglichen. Eindeutige Fälle laufen automatisiert weiter. Bei fehlenden Informationen, Abweichungen oder verantworteten Entscheidungen wird gezielt eine zuständige Person eingebunden (Human in the Loop).
Die technologische Grundlage dafür bildet bluSTACK, die Agentenplattform von blumatix: spezialisierte KI-Agenten, definierte Regeln, eine unternehmensspezifische Wissensbasis und die Anbindung an bestehende ERP-, DMS- und Fachsysteme – als kontrollierte Gesamtarchitektur.
KI-Agenten übernehmen definierte Aufgaben entlang klar strukturierter Prozesse. Fachkräfte konzentrieren sich auf wichtige Entscheidungen und Sonderfälle, steuern den Prozess und behalten die Kontrolle über den gesamten Ablauf.
Interaktive AP-Demo
AP Automation erleben
Die interaktive Demo veranschaulicht den automatisierten AP-Prozess. Das Dashboard gibt den Überblick über den gesamten Prozess: Automatisierungsgrad, offene Volumina, Fälligkeiten.
Der Workspace zeigt all jene Fälle, die gerade Ihre Aufmerksamkeit brauchen – gegliedert nach Prüffällen, offenen Freigaben und Rückfragen an Lieferanten. Jede Rechnung lässt sich bis in die einzelnen Prozessschritte nachvollziehen, inklusive der Stelle, an der eine Korrektur notwendig ist. Bei Rückfragen schlägt der Agent einen Kontakt zum Lieferanten vor, der geprüft, angepasst und freigegeben werden kann.
So wird sichtbar, welche Aufgaben automatisiert verarbeitet werden können und an welchen Stellen menschliche Entscheidungen gezielt eingebunden bleiben.
Der Accounts-Payable-Prozess
Schritt für Schritt durch den AP-Prozess.
Vier Prozessphasen führen vom Rechnungseingang bis zur Buchung. Der Audit Trail sorgt dabei für Nachvollziehbarkeit über den gesamten Prozess hinweg. Springen Sie direkt zu dem Bereich, den Sie vertiefen möchten.
Rechnungseingang
PHASE 01
Erst Struktur, dann Prüfung
Rechnungen erreichen Unternehmen über unterschiedliche Kanäle und in unterschiedlichen Formaten. E-Mails und Uploads treffen auf Portale, Schnittstellen oder Peppol. Gleichzeitig werden PDF-Rechnungen, Scans, XRechnungen, ZUGFeRD-Dokumente und weitere Formate parallel verarbeitet.
Bevor fachliche Prüfungen beginnen können, muss eindeutig feststehen, was eingegangen ist und welche Informationen zum jeweiligen Vorgang gehören. Diese vorbereitenden Schritte laufen automatisiert: Eingänge werden geprüft, Dokumente erkannt und klassifiziert, zusammengefasste Dateien getrennt und relevante Rechnungsinformationen für die weitere Verarbeitung erfasst.
Ein strukturierter Rechnungseingang schafft die verlässliche Grundlage für alle weiteren Schritte im Accounts-Payable-Prozess.
Daten- & Stammdatenvalidierung
PHASE 02
Daten brauchen Kontext
Eine erkannte Rechnungsnummer oder ein ausgelesener Betrag reicht für einen automatisierten Prozess nicht aus. Rechnungsdaten müssen vollständig, plausibel und dem richtigen Geschäftsvorgang zugeordnet sein.
Relevante Angaben werden geprüft und mit bestehenden Stamm- und Referenzdaten verbunden. Lieferanteninformationen können ebenso berücksichtigt werden wie Bestellungen, Wareneingänge, historische Bestelldaten und weitere verfügbare Datenquellen.
Fehlen Informationen oder widersprechen sich Daten, entsteht ein nachvollziehbarer Prüffall.
Nur vollständig und plausibel abgeglichene Rechnungsdaten laufen fehlerfrei durch Freigabe, Kontierung und Buchung.
Rechnungsfreigabe
PHASE 03
Freigabe nach klaren Regeln
Nicht jede Rechnung benötigt dieselbe Freigabe. Welche Person eingebunden werden muss und zu welchem Zeitpunkt eine Entscheidung notwendig ist, hängt vom jeweiligen Vorgang ab.
Betragsgrenzen, Kostenstellen, Projekte oder Abweichungen können ebenso eine Freigabe auslösen wie Änderungen an Lieferanten- oder Zahlungsinformationen. Deshalb ist die Rechnungsfreigabe kein starrer Schritt an einer einzigen Stelle des Prozesses.
Anhand definierter Regeln wird erkannt, wann eine menschliche Entscheidung erforderlich ist. Der Vorgang wird dann in den dafür vorgesehenen Prüfprozess geführt. Entscheidungen bleiben mit dem jeweiligen Sachverhalt verbunden und werden dokumentiert.
Freigaben werden dort in den Prozess eingebunden, wo der konkrete Vorgang eine Entscheidung verlangt.
Kontierung & Buchung
PHASE 04
Geprüfte Daten, klarer Buchungsvorschlag
Nach Eingang, Prüfung und fachlicher Validierung stehen die Informationen zur Verfügung, die für die weitere buchhalterische Verarbeitung benötigt werden.
Auf Basis dieser Daten, definierter Regeln, Stamm- und Referenzdaten sowie historischer Informationen entsteht ein Kontierungsvorschlag. Dazu können beispielsweise Sachkonto, Kostenstelle, Projekt oder Steuerkennzeichen gehören.
Der geprüfte Vorschlag wird über die definierte Schnittstelle an das ERP- oder Buchhaltungssystem übergeben. Ist die Integration entsprechend eingerichtet, kann die Buchung dort direkt ausgeführt werden. Unsichere oder abweichende Fälle bleiben kontrollierbar und können vor der Übergabe geprüft werden.
Die Buchung wird fachlich vorbereitet und kontrolliert an das Zielsystem übergeben. Die eigentliche Verbuchung erfolgt dort. Kein ERP-Ersatz.
Audit Trail & Prozesskontrolle
PHASE 05
Jeder Schritt bleibt nachvollziehbar
Gerade in geschäftskritischen Finanzprozessen muss nachvollziehbar bleiben, welche Prüfungen durchgeführt wurden, welche Entscheidungen getroffen wurden und wann Menschen in den Prozess eingegriffen haben.
Die relevanten Verarbeitungsschritte werden entlang des gesamten Vorgangs dokumentiert. Dazu gehören automatisierte Prüfungen ebenso wie Statusänderungen, Freigaben, Korrekturen, manuelle Eingriffe und Systemübergaben.
Nach Abschluss steht damit ein vollständiges Prozessprotokoll zur Verfügung. Dieses kann an das vorgesehene Zielsystem übergeben und beispielsweise in einem dafür geeigneten revisionssicheren Archiv abgelegt werden.
Der Audit Trail schafft Transparenz über den gesamten Prozess und macht automatisierte Verarbeitung auch im Nachhinein nachvollziehbar.
Sicherheit & Verantwortung
Geprüfte Sicherheit für kritische Finanzprozesse
Im Accounts-Payable-Prozess werden sensible Finanz-, Lieferanten- und Unternehmensdaten verarbeitet. Automatisierte Prüfungen, Entscheidungen und Systemübergaben greifen unmittelbar in operative Abläufe ein. Sicherheit, Datenschutz und Kontrolle sind deshalb Teil der Architektur.
blumatix entwickelt und betreibt KI-Systeme für den produktiven Unternehmenseinsatz. Ein nach ISO 27001 zertifiziertes Informationssicherheitsmanagement, definierte Datenschutz- und Zugriffskonzepte sowie kontrollierte Infrastruktur bilden den organisatorischen und technischen Rahmen für die Automatisierung des AP-Prozesses.
ISO 27001 zertifiziert
blumatix ist nach ISO 27001 zertifiziert und betreibt ein geprüftes Informationssicherheitsmanagementsystem (ISMS) mit klar definierten Prozessen, Rollen und Risikobewertungen.
DSGVO-konform
Datenschutz ist systemisch verankert. Personenbezogene Daten werden gemäß DSGVO auf Grundlage dokumentierter Prozesse, Zugriffskontrollen und transparenter Verantwortlichkeiten verarbeitet.
Kontrollierte EU-Cloud
Hosting in gesicherten Cloud-Infrastrukturen mit Rechenzentrumsstandorten in der EU sowie definierten Betriebs-, Sicherheits- und Zugriffskonzepten.
EU AI-Act-ready
Entwicklung und Betrieb unserer KI-Systeme orientieren sich an den Anforderungen des EU AI Acts. Transparenz, Dokumentation und Kontrollmechanismen sind systemisch verankert.
Accounts Payable automatisieren
Prozessautomatisierung?
Sprechen wir darüber.
Sprechen Sie mit uns über Ihren Accounts-Payable-Prozess und die Systeme, die heute daran beteiligt sind. Gemeinsam lässt sich einordnen, welche Schritte automatisiert werden können und welche Integrationen dafür notwendig sind.
