Audit Trail für nachvollziehbareAP-Prozesse.

Je stärker ein Accounts-Payable-Prozess automatisiert wird, desto wichtiger wird die Frage, wie ein Ergebnis zustande gekommen ist.

Bei einer späteren Prüfung reicht es nicht immer zu wissen, welcher Wert am Ende im ERP steht. Relevant ist auch, welche Informationen ursprünglich vorlagen, welche Prüfungen durchgeführt wurden, welche Abweichungen erkannt wurden und warum ein Vorgang automatisch weitergeführt oder einem Menschen vorgelegt wurde.

Das betrifft automatisierte Entscheidungen ebenso wie Freigaben, Korrekturen und andere manuelle Eingriffe.

Der Audit Trail entsteht nicht erst am Ende des Accounts-Payable-Prozesses. Relevante Informationen werden bereits während der Verarbeitung dem jeweiligen Vorgang zugeordnet.

Vom Dokumenteneingang über Prüfung und Datenabgleich bis zu Freigabe, Kontierung und Übergabe entsteht so Schritt für Schritt eine nachvollziehbare Prozesshistorie.

Darin kann sichtbar werden:

• welcher Prozessschritt ausgeführt wurde
• welcher Agent beteiligt war
• welche Informationen für die Verarbeitung relevant waren
• welche Prüfung zu welchem Ergebnis führte
• welche Abweichungen erkannt wurden
• wann ein Mensch eingebunden wurde
• welche Freigabe oder Korrektur erfolgt ist
• wie der Vorgang anschließend weitergeführt wurde

Im Hintergrund schafft bluSTACK die technische Grundlage dafür, Prozessereignisse aus Agenten, Regeln, Human in the Loop und angebundenen Systemen zusammenzuführen.

Für Rechnungs- und Buchhaltungsprozesse bestehen in Europa konkrete Anforderungen an Aufbewahrung, Integrität, Verfügbarkeit und Nachprüfbarkeit. Die Detailregeln unterscheiden sich je nach Rechtsraum – der Grundgedanke bleibt jedoch derselbe: Relevante Geschäftsvorfälle müssen auch nach ihrer Verarbeitung nachvollzogen werden können.

Bereits die EU-Mehrwertsteuerrichtlinie verlangt für Rechnungen, dass Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit während der Aufbewahrungsdauer gewährleistet werden. Als einen möglichen Weg nennt sie innerbetriebliche Kontrollverfahren, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und zugrunde liegender Lieferung oder Leistung herstellen. Die konkrete Aufbewahrungsdauer wird von den Mitgliedstaaten festgelegt.

Mängel in der Dokumentation haben nicht automatisch dieselben rechtlichen Folgen. Entscheidend sind Rechtsraum, Art des Vorgangs und Gewicht des Mangels.

Die Auswirkungen können jedoch erheblich werden, wenn Geschäftsvorfälle nicht mehr ausreichend nachvollzogen oder Unterlagen nicht vorgelegt werden können.

In Deutschland sind ordnungsgemäße Bücher und Aufzeichnungen grundsätzlich der Besteuerung zugrunde zu legen. Kann die Finanzbehörde die Besteuerungsgrundlagen nicht ermitteln oder können erforderliche Aufzeichnungen nicht vorgelegt werden, sieht § 162 AO unter bestimmten Voraussetzungen eine Schätzung vor.

Auch in Österreich sieht § 184 BAO eine Schätzung vor, wenn die Grundlagen für die Abgabenerhebung nicht ermittelt werden können – unter anderem, wenn erforderliche Bücher oder Aufzeichnungen fehlen oder Mängel aufweisen, die ihre sachliche Richtigkeit infrage stellen.

Nachvollziehbarkeit ist damit nicht nur eine Frage interner Transparenz. Sie kann im Prüfungsfall unmittelbar relevant werden.

Bei agentenbasierten Prozessen kommt eine weitere Ebene hinzu: Nicht nur menschliche Bearbeitungsschritte müssen nachvollziehbar sein. Auch automatisierte Prozessentscheidungen sollten im jeweiligen Kontext erklärbar bleiben.

Der Audit Trail verbindet deshalb das Ergebnis mit seiner Entstehung. Er macht sichtbar, welche Informationen vorlagen, welche Prüfung durchgeführt wurde und an welcher Stelle ein Agent oder ein Mensch in den Prozess eingebunden war.

Ein Vorgang kann damit beispielsweise nicht nur den Status „Prüfung erforderlich“ tragen. Es lässt sich auch nachvollziehen, welche Abweichung diesen Status ausgelöst hat und wie anschließend damit umgegangen wurde.

Das entspricht dem blumatix-Ansatz einer kontrollierbaren KI: Automatisierung dort, wo der Prozess eindeutig ist und nachvollziehbare Entscheidungen dort, wo Verantwortung erforderlich bleibt.

Ein Audit Trail kann personenbezogene Informationen enthalten, etwa Benutzerkennungen, Namen von Freigebenden oder Zeitpunkte menschlicher Eingriffe. Auch für diese Daten gelten die Grundsätze der DSGVO – darunter Zweckbindung, Datenminimierung, Speicherbegrenzung sowie Integrität und Vertraulichkeit.

Auch der EU AI Act rückt den kontrollierten und vertrauenswürdigen Einsatz von KI in den Mittelpunkt. Welche konkreten Anforderungen gelten, richtet sich dabei nach dem jeweiligen KI-System und seinem vorgesehenen Einsatz. Für bestimmte Anwendungsbereiche sieht die Verordnung unter anderem Anforderungen an Transparenz, Protokollierung und menschliche Aufsicht vor.

blumatix berücksichtigt Nachvollziehbarkeit und menschliche Kontrolle deshalb bereits in der Architektur seiner KI-Systeme. Prozessinformationen werden gezielt dokumentiert, Zugriffe kontrolliert und Menschen dort eingebunden, wo Verantwortung nicht automatisiert werden soll.

Nachvollziehbarkeit bedeutet dabei nicht, möglichst viele Daten möglichst lange zu speichern, sondern die relevanten Informationen kontrolliert verfügbar zu machen.

Audit Trail und Archivierung erfüllen unterschiedliche Aufgaben.

Die AP-Lösung erzeugt die nachvollziehbare Prozesshistorie und kann relevante Dokumente, Daten und Protokollinformationen an dafür vorgesehene ERP-, DMS- oder Archivsysteme übergeben.

Dort erfolgt die langfristige bzw. revisionssichere Aufbewahrung entsprechend den Anforderungen des jeweiligen Unternehmens, Rechtsraums und Zielsystems.

Damit bleibt die Systemgrenze klar: Die AP-Lösung dokumentiert den Prozess. Das vorgesehene Zielsystem übernimmt die entsprechende Archivierung.

Gerade für E-Rechnungen ist diese Trennung relevant. In Deutschland wurden die GoBD 2025 ausdrücklich an die verpflichtende E-Rechnung angepasst und berücksichtigen den strukturierten Teil einer E-Rechnung als relevantes digitales Ausgangsformat.

Je mehr Schritte in Ihrem Rechnungsprozess automatisiert werden, desto wichtiger wird eine durchgängige Sicht darauf, was im Prozess tatsächlich passiert.

Wir zeigen Ihnen, wie sich Automatisierung und Nachvollziehbarkeit von Beginn an gemeinsam in Ihren bestehenden AP-Prozess und Ihre Systemlandschaft integrieren lassen.