Kontierung automatisieren und
Buchungen vorbereiten.
Die AP-Lösung von blumatix verbindet geprüfte Rechnungsdaten mit Regeln, Stamm- und Referenzdaten sowie vorhandenem Unternehmenswissen. Daraus entstehen nachvollziehbare Kontierungs- und Buchungsvorschläge für die Übergabe an ERP- und FiBu-Systeme.
Prozessphase 4/4
Buchungsvorschläge statt Routinearbeit.
Die Rechnung ist geprüft, relevante Abweichungen sind geklärt und notwendige Freigaben liegen vor. Trotzdem müssen in vielen Buchhaltungen anschließend Sachkonto, Kostenstelle, Projekt, Steuerkennzeichen oder Buchungstext manuell ergänzt werden.
Dabei folgen gerade wiederkehrende Geschäftsvorgänge häufig bekannten Regeln und Mustern. Mitarbeitende greifen auf Lieferanteninformationen, frühere Zuordnungen, Bestellungen oder internes Wissen zurück, um die richtige Kontierung zu bestimmen.
Die AP-Lösung von blumatix macht diesen Kontext für die Automatisierung nutzbar. Statt jeden Vorgang erneut von Grund auf zu bearbeiten, können vorhandene Informationen gezielt für die Vorbereitung der Buchung eingesetzt werden.
KI-gestützte Buchungsvorbereitung
Vom Kontext zum Buchungsvorschlag.
Der Accounting Agent betrachtet nicht nur einzelne Rechnungsfelder. Er nutzt den Kontext, der im bisherigen AP-Prozess bereits entstanden ist.
Dazu können geprüfte Rechnungsdaten ebenso gehören wie Lieferanteninformationen, Bestellungen, Kostenstellen, Projekte, Referenzdaten, definierte Regeln und bestätigte Zuordnungen aus bisherigen Vorgängen.
Auf dieser Grundlage kann die AP-Lösung einen Buchungsvorschlag vorbereiten, beispielsweise mit:
- Sachkonto
- Kostenstelle
- Projekt
- Steuerkennzeichen
- Buchungstext
- Lieferanten- und Bestellbezug
- weiteren für das Zielsystem erforderlichen Informationen
Entscheidend ist die Eindeutigkeit. Lassen sich die relevanten Informationen innerhalb der definierten Regeln belastbar zuordnen, kann der Vorgang weitergeführt werden. Fehlt der notwendige Kontext oder widersprechen sich Informationen, wird gezielt ein eine Fachkraft eingebunden.
Unternehmenswissen
Vorhandenes Wissen nutzen.
Kontierung beginnt nicht bei jeder Rechnung bei null. Im Unternehmen existieren bereits Regeln, bestätigte Zuordnungen und Erfahrungen aus vergleichbaren Vorgängen.
Die AP-Lösung kann diesen vorhandenen Kontext für neue Rechnungen nutzbar machen. Wissensbasis, RAG und Knowledge Graph helfen dabei, für einen konkreten Vorgang gezielt relevante Informationen und Beziehungen bereitzustellen.
So kann beispielsweise berücksichtigt werden, dass bestimmte Leistungen regelmäßig einem Sachkonto zugeordnet sind, ein Lieferant typischerweise einer Kostenstelle zugeordnet wird oder bei einem bestimmten Projekt definierte Kontierungsregeln gelten.
Neue, bestätigte Informationen können diesen Unternehmenskontext kontrolliert erweitern. Dadurch wächst die nutzbare Wissensbasis mit den tatsächlichen Prozessen, ohne dass Regeln oder Zuordnungen unkontrolliert verändert werden.
Human in the Loop
Nicht eindeutig? Bitte prüfen.
Nicht jeder Buchungsvorgang lässt sich eindeutig aus vorhandenen Daten ableiten.
Fehlt beispielsweise eine klare Kostenstellenzuordnung, kommen mehrere Sachkonten infrage oder stehen Informationen im Widerspruch zu hinterlegten Regeln, wird der Vorgang nicht auf Verdacht weitergeführt.
Stattdessen erhält die zuständige Person den vorbereiteten Buchungsvorschlag gemeinsam mit dem relevanten Kontext. Sie kann die vorgeschlagene Zuordnung prüfen, korrigieren oder ergänzen.
Die bestätigte Information kann anschließend innerhalb des kontrollierten Prozesses für zukünftige vergleichbare Vorgänge nutzbar gemacht werden.
Der Mensch wird dort eingebunden, wo fachliche Eindeutigkeit fehlt.
Integration
Sauber ans ERP übergeben.
Die AP-Lösung von blumatix ersetzt kein ERP- oder Buchhaltungssystem. Sie bereitet den Vorgang so weit vor, dass die benötigten Rechnungs- und Kontierungsinformationen strukturiert an das jeweilige Zielsystem übergeben werden können.
Der Integration Agent übernimmt die definierte Übergabe an angebundene ERP- oder FiBu-Systeme. Welche Daten übertragen werden und wie der Vorgang dort weiterverarbeitet wird, richtet sich nach der jeweiligen Systemlandschaft und Integration.
Ist der Prozess entsprechend eingerichtet, kann ein vollständig geprüfter, freigegebener und kontierter Vorgang im Zielsystem automatisiert weiterverarbeitet werden.
KI-Lösung mit Wirkung
Weniger Aufwand bis zur Buchung.
Effizienz
Wiederkehrende Kontierungen werden auf Basis vorhandener Regeln, Daten und bestätigter Zuordnungen vorbereitet. Dadurch sinkt der manuelle Aufwand bei Standardfällen und die Buchungsvorbereitung läuft effizienter.
Konsistenz
Vorhandene Regeln und bestätigtes Unternehmenswissen werden über vergleichbare Vorgänge hinweg genutzt. So entstehen nachvollziehbare und einheitlich vorbereitete Kontierungsvorschläge, statt gleiche Entscheidungen immer wieder neu zu treffen.
Fokus
Mitarbeitende werden gezielt dort eingebunden, wo Zuordnungen unklar sind oder eine fachliche Entscheidung erforderlich ist. Eindeutige Fälle können weiterlaufen, während sich der Fachbereich auf relevante Prüffälle konzentriert.
Sicherheit & Verantwortung
Sicher im Finanzprozess.
Kontierungs- und Buchungsinformationen wirken direkt in geschäftskritischen Finanzprozessen. Deshalb müssen automatisierte Vorschläge nachvollziehbar bleiben und auf definierten Regeln, Verantwortlichkeiten und kontrollierten Datenzugriffen basieren.
blumatix entwickelt KI-Systeme für den produktiven Unternehmenseinsatz. Sicherheit wird dabei nicht nachträglich ergänzt, sondern ist Bestandteil von Architektur und Betrieb.
Ein nach ISO 27001 zertifiziertes Informationssicherheitsmanagement, definierte Datenschutz- und Zugriffskonzepte sowie kontrollierte Infrastruktur bilden dafür den organisatorischen und technischen Rahmen.
ISO 27001 zertifiziert
blumatix ist nach ISO 27001 zertifiziert und betreibt ein geprüftes Informationssicherheitsmanagementsystem (ISMS) mit klar definierten Prozessen, Rollen und Risikobewertungen.
DSGVO-konform
Datenschutz ist systemisch verankert. Personenbezogene Daten werden gemäß DSGVO auf Grundlage dokumentierter Prozesse, Zugriffskontrollen und transparenter Verantwortlichkeiten verarbeitet.
Kontrollierte EU-Cloud
Hosting in gesicherten Cloud-Infrastrukturen mit Rechenzentrumsstandorten in der EU sowie definierten Betriebs-, Sicherheits- und Zugriffskonzepten.
EU AI-Act-ready
Entwicklung und Betrieb unserer KI-Systeme orientieren sich an den Anforderungen des EU AI Acts. Transparenz, Dokumentation und Kontrollmechanismen sind systemisch verankert.
Prozess abgeschlossen. Revisionssicher Speichern.
Gebucht. Nachvollziehbar.
Mit der Übergabe an das Zielsystem endet die operative Verarbeitung nicht bei einer Black Box.
Welche Informationen verwendet wurden, welche Agenten beteiligt waren, welche Prüfungen durchgeführt wurden, wo Menschen eingegriffen haben und was dabei entschieden wurde, muss auch nach Abschluss eines Vorgangs nachvollziehbar bleiben.
Genau hier setzt der Audit Trail im Accounts-Payable-Prozess an.
Kontierung & Buchung
Mehr Automatisierung bis zur Buchung.
Wir zeigen Ihnen, wie vorhandene Regeln, Unternehmenswissen und KI-Agenten genutzt werden können, um aus geprüften Rechnungsdaten kontrollierte Buchungsvorschläge für Ihre bestehende Systemlandschaft zu erzeugen.
