Dokumente automatisch
trennen und gruppieren
Gemischte Dokumente und Sammeldateien strukturiert aufbereiten – als Grundlage für eine zuverlässige Weiterverarbeitung.
Dokumente liegen selten strukturiert vor
Dokumente treffen häufig gebündelt ein. Mehrere Anhänge in einer E-Mail, Sammel-PDFs oder gescannte Dokumentenstapel enthalten unterschiedliche Inhalte in einer Datei.
Dabei ist nicht eindeutig erkennbar, wo ein Dokument beginnt und wo es endet. Auch zusammengehörige Seiten lassen sich nicht immer direkt zuordnen.
Bevor eine Verarbeitung möglich ist, muss diese Struktur zunächst hergestellt werden.
Wo die Verarbeitung ins Stocken gerät
Ohne klare Dokumentstruktur entsteht ein manueller Zwischenschritt. Dokumente werden geöffnet, geprüft und in einzelne Bestandteile zerlegt. Seiten werden getrennt und neu zugeordnet. Dieser Schritt ist aufwendig und fehleranfällig. Werden Dokumente nicht korrekt getrennt oder falsch gruppiert, wirkt sich das direkt auf die nachgelagerte Verarbeitung aus.
Die eigentliche Herausforderung liegt daher nicht im Auslesen von Informationen, sondern in der sauberen Vorbereitung der Dokumente.
Automatisierung setzt voraus, dass Dokumente eindeutig voneinander getrennt und korrekt gruppiert sind.
Was bedeutet Trennung und Gruppierung von Dokumenten?
Die Trennung und Gruppierung von Dokumenten beschreibt die strukturierte Aufbereitung gemischter Dokumenteneingänge. Dabei werden einzelne Dokumente innerhalb einer Datei erkannt, voneinander abgegrenzt und zusammengehörige Seiten korrekt zugeordnet.
Das Ziel ist eine klare Dokumentenstruktur, auf deren Basis weitere Verarbeitungsschritte zuverlässig erfolgen können.
ISO 27001 zertifiziert
blumatix ist nach ISO 27001 zertifiziert und betreibt ein geprüftes Informationssicherheitsmanagementsystem (ISMS) mit klar definierten Prozessen, Rollen und Risikobewertungen.
DSGVO-konform
Datenschutz ist systemisch verankert. Personenbezogene Daten werden gemäß DSGVO auf Grundlage dokumentierter Prozesse, Zugriffskontrollen und transparenter Verantwortlichkeiten verarbeitet.
Kontrollierte EU-Cloud
Hosting in gesicherten Cloud-Infrastrukturen mit Rechenzentrumsstandorten in der EU sowie definierten Betriebs-, Sicherheits- und Zugriffskonzepten.
EU AI-Act-ready
Entwicklung und Betrieb unserer KI-Systeme orientieren sich an den Anforderungen des EU AI Acts. Transparenz, Dokumentation und Kontrollmechanismen sind systemisch verankert.
Wie strukturiert bluDELTA Dokumente?
bluDELTA analysiert eingehende Dateien und erkennt automatisch, welche Dokumente enthalten sind und wie diese zusammengehören.
Die Lösung identifiziert Dokumentgrenzen, trennt Sammeldateien in einzelne Dokumente und ordnet zusammengehörige Seiten korrekt zu. Dabei werden auch gemischte Dokumententypen innerhalb einer Datei berücksichtigt.
So entsteht aus einem ungeordneten Dokumenteneingang eine strukturierte Grundlage für die weitere Verarbeitung.
Vom Sammeldokument zur klaren Struktur
Einordnung im Gesamtprozess
Die Trennung und Gruppierung von Dokumenten ist Teil des ersten Verarbeitungsschritts innerhalb von bluDELTA.
Dieser Schritt wird durch das Modul Class & Split abgebildet. Es sorgt dafür, dass Dokumente strukturiert vorliegen und nachfolgende Schritte darauf aufbauen können:
- Class & Split: Dokumente erkennen, trennen und strukturieren
- Extract: Informationen aus Dokumenten gewinnen
- Mapping: Daten fachlich zuordnen und validieren
Ohne eine klare Dokumentenstruktur können diese Schritte nicht zuverlässig umgesetzt werden.
