Dokumentenerfassung
ohne manuelle Vorsortierung
Dokumente direkt aus zentralen Eingängen erfassen – ohne vorherige Sortierung oder Klassifikation.
Fehlende Struktur bei eingehenden Dokumenten
Dokumente entstehen und erreichen Systeme nicht in einer einheitlichen Struktur. E-Mails enthalten mehrere Anhänge, Dateien bündeln unterschiedliche Inhalte, und Uploads stammen aus verschiedenen Quellen.
Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen oder andere Belege liegen häufig gemischt vor. Dokumenttypen sind nicht gekennzeichnet, Reihenfolgen nicht eindeutig, und zusammengehörige Inhalte lassen sich nicht direkt erkennen.
Der Eingang ist damit nicht strukturiert, sondern gewachsen.
Manuelle Vorsortierung als Engpass
Bevor Dokumente weiterverarbeitet werden können, müssen sie häufig manuell vorbereitet werden. Dateien werden geöffnet, gesichtet, getrennt und neu zugeordnet.
Dieser Schritt liegt vor der eigentlichen Verarbeitung und verursacht zusätzlichen Aufwand:
- Dokumente müssen einzeln geprüft werden.
- Inhalte werden manuell zugeordnet.
- Fehler entstehen durch falsche Trennung oder Reihenfolge.
- Prozesse verzögern sich bereits am Eingang.
Die Verarbeitung beginnt damit nicht im System, sondern in der manuellen Vorbereitung.
Manuelle Vorsortierung entsteht dort, wo Struktur fehlt.
Dokumente direkt aus dem Eingang erfassen
Ein strukturierter Prozess erfordert keine vorbereitete Eingangssituation. Dokumente können auch dann verarbeitet werden, wenn sie ungeordnet vorliegen. Dafür muss der Dokumenteneingang selbst in der Lage sein, Inhalte zu erkennen und zu strukturieren.
Das bedeutet:
- keine manuelle Trennung vor der Verarbeitung
- keine vorbereitende Klassifikation durch Mitarbeitende
- keine Abhängigkeit von sauber sortierten Eingängen
Die Struktur entsteht im System, nicht davor.
Wie verarbeitet bluDELTA Dokumente ohne Vorsortierung?
bluDELTA setzt direkt am Dokumenteneingang an und übernimmt die strukturierte Verarbeitung eingehender Dateien.
Unabhängig davon, wie Dokumente ankommen, werden Inhalte analysiert und für die weitere Verarbeitung aufbereitet. Der Eingang wird dabei nicht vorausgesetzt, sondern verarbeitet.
Das Ergebnis ist eine strukturierte Grundlage für nachgelagerte Systeme – ohne manuelle Vorbereitungsschritte.
Was verändert sich durch den Wegfall der Vorsortierung?
Wenn Dokumente ohne manuelle Vorbereitung erfasst werden können, verschiebt sich der Einstieg in den Prozess.
- Dokumente können unmittelbar verarbeitet werden.
- Vorbereitende Arbeitsschritte entfallen.
- Fehler durch falsche Zuordnung werden reduziert.
- Prozesse werden durchgängig statt unterbrochen.
- Steigende Dokumentenvolumen bleiben beherrschbar.
Der Dokumenteneingang wird damit Teil eines durchgängigen Systems – nicht mehr ein vorgelagerter manueller Schritt.
Einordnung im Gesamtprozess
Die Dokumentenerfassung ohne manuelle Vorsortierung ist Teil des ersten Verarbeitungsschritts innerhalb von bluDELTA. Sie gehört zum Modul Class & Split, das den Dokumenteneingang strukturiert und für die weiteren Schritte vorbereitet:
- Class & Split: Dokumente erkennen und strukturieren
- Extract: Informationen aus Dokumenten gewinnen
- Mapping: Daten fachlich zuordnen und bereitstellen
Die Erfassung bildet damit die Grundlage für eine durchgängige Verarbeitung.
