E-Rechnung im
gemischten Dokumenteneingang
Strukturierte und unstrukturierte Rechnungen gemeinsam verarbeiten und in eine einheitliche, systemfähige Datenbasis überführen.
E-Rechnung: der neue B2B-Standard
Mit der Einführung der E-Rechnung verändert sich der Rechnungsaustausch im B2B-Bereich. Strukturierte elektronische Rechnungen nach EN 16931 werden zunehmend zur Voraussetzung für den Austausch zwischen Unternehmen.
Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD ermöglichen es, Rechnungsdaten direkt maschinell zu verarbeiten. Damit entstehen neue Möglichkeiten in puncto Effizienz und Automatisierung.
Gleichzeitig entsteht eine Übergangsphase, in der unterschiedliche Formate parallel existieren und verarbeitet werden müssen.
Die Realität des gemischten Rechnungseingangs
Der Erwartung, dass E-Rechnungen den Rechnungseingang vereinheitlichen, steht die operative Realität gegenüber. Rechnungen liegen weiterhin in unterschiedlichen Formen vor:
- klassische PDF-Rechnungen
- gescannte Dokumente
- strukturierte E-Rechnungen (z. B. XRechnung)
- hybride Formate wie ZUGFeRD
Diese Formate unterscheiden sich sowohl technisch als auch in der Art, wie Daten bereitgestellt werden. Unternehmen verarbeiten daher nicht entweder E-Rechnungen oder PDFs, sondern beides gleichzeitig.
Der Rechnungseingang wird nicht einheitlich, er wird hybrider.
Strukturierte und hybride Rechnungsformate
E-Rechnungen basieren auf standardisierten Datenstrukturen, die eine direkte Verarbeitung ermöglichen.
- XRechnung: Ein rein strukturiertes XML-Format gemäß EN 16931, das alle relevanten Rechnungsdaten maschinenlesbar enthält.
- ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das ein visuelles PDF mit eingebetteten XML-Daten kombiniert.
Dem gegenüber stehen klassische PDF- oder Scan-Dokumente, bei denen die enthaltenen Informationen zunächst erkannt und extrahiert werden müssen.
In der Praxis entstehen dadurch gemischte Eingangssituationen mit unterschiedlichen Anforderungen an die Verarbeitung.
Weiterführende Themen zur E-Rechnung
Warum erschweren unterschiedliche Formate die Verarbeitung?
Unterschiedliche Rechnungsformate erfordern unterschiedliche Verarbeitungslogiken. Strukturierte E-Rechnungen können direkt eingelesen werden, während unstrukturierte Dokumente analysiert und inhaltlich interpretiert werden müssen.
Für bestehende Systemlandschaften entsteht die Herausforderung, verschiedene Datenquellen in einen einheitlichen Prozess zu integrieren. Die Komplexität liegt dabei nicht im einzelnen Format, sondern in der Kombination mehrerer Formate innerhalb eines Prozesses.
Nicht das Format der Rechnung ist entscheidend, sondern die Vereinheitlichung der Daten.
Wie verarbeitet bluDELTA gemischte Rechnungseingänge?
bluDELTA setzt beim Dokumenteneingang an und verarbeitet unterschiedliche Rechnungsformate innerhalb einer einheitlichen Systemlogik.
Es wird automatisch erkannt, ob es sich um eine strukturierte E-Rechnung oder ein unstrukturiertes Dokument handelt, und es folgt eine entsprechende Verarbeitung:
- Strukturierte Daten werden direkt übernommen.
- Inhalte aus PDFs oder Scans werden extrahiert.
- Alle Informationen werden in eine einheitliche Datenstruktur überführt.
So entsteht unabhängig vom Ursprungsformat eine konsistente und systemfähige Datenbasis für ERP- und Fachsysteme.
Einordnung im Gesamtprozess
Die Verarbeitung gemischter Rechnungseingänge ist Teil der durchgängigen Dokumentenverarbeitung in bluDELTA.
Dabei greifen mehrere Module ineinander:
- Class & Split: erkennt Dokumente und Formate
- Extract: verarbeitet unstrukturierte Inhalte
- Mapping: führt Daten zusammen und stellt sie systemfähig bereit
So entsteht ein stabiler Datenfluss, unabhängig davon, in welchem Format die Rechnung ursprünglich vorliegt.
